Entwicklung eines maßgeschneiderten CRM- und ERP-Systems
Unser Kunde: Weinsberger Forum - Gesellschaft für Wissensarbeit und Kommunikation mbH
Das Weinsberger Forum ist ein führender Anbieter von Lehrgängen, Seminaren und Workshops zu Themen des Kinder- und Jugendhilferecht, des Betreuungsrechts sowie des Erbrechts. Seit 1998 steht das Weinsberger Forum für Weiterbildungen von hoher fachlicher und pädagogischer Qualität. Die Veranstaltungen finden als Live-Online Seminare oder in bundesweiten Präsenzveranstaltungen statt.
Ausgangslage und Zielsetzung
Zu den Kerndisziplinen des Weinsberger Forums gehört die professionelle Administration der angebotenen Veranstaltungen. Die Komplexität entsteht dabei durch das Zusammenspiel von Seminarangeboten und Tagungsräumen, Teilnehmenden, sowie von Hotelzimmerkontingenten und Übernachtungswünschen. Zudem gibt es branchentypische Prozesse wie den Versand von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten.
Lange Zeit hatte das Weinsberger Forum dabei auf eine Standard-Verwaltungssoftware gesetzt, die an mehreren Stellen individuell angepasst war. Die Lösung erforderte jedoch zahlreiche Work-arounds: Das Schulungsangebot wurde auf der Website und im Verwaltungssystem parallel gepflegt, die Zertifikate der Teilnehmenden mussten in einem manuellen Prozess erstellt werden und es fehlte eine automatische Schnittstelle zwischen Seminarverwaltung und Buchhaltung. Als das Schulungsangebot des Weinsberger Forums stetig wuchs, drohten die administrativen Prozesse das Unternehmen auszubremsen.
Auf der Suche nach einer maßgeschneiderten Lösung wandte sich das Weinsberger Forum an Stephan Engelhardt.
Unsere Lösung
Wir haben für das Weinsberger Forum eine Client-Server-Anwendung als maßgeschneiderte Lösung für die Seminaradministration entwickelt. In einer ersten Version (einem MVP) haben wir die Seminaradministration und Teilnehmerverwaltung umgesetzt. Ziel war es dabei, durchgängige Prozesse zu schaffen und den Anwendern durch ein übersichtliches Design einen schnellen Überblick über die anstehenden Seminare zu geben. Zudem erstellt das System sämtliche benötigten Unterlagen wie zum Beispiel die Zertifikate für die Teilnehmenden automatisch.
In weiteren Releases haben wir eine automatische Synchronisation der Seminare mit dem Angebot auf der Website des Weinsberger Forums realisiert. Damit gehört die doppelte Pflege von Seminarangeboten der Vergangenheit an.
Schlussendlich haben wir die Software um ein Buchhaltungsmodul ergänzt, so dass An- und Abmeldungen automatisch richtig in der Buchhaltung abgebildet werden. Das System erstellt Rechnungen und verfügt über ein integriertes Mahnwesen. Zwischenzeitlich haben wir dieses Modul zu einem vollwertigen Buchhaltungssystem ausgeweitet.
Die Anwendung wurde sowohl server- als auch clientseitig in C# umgesetzt, als Datenbank dient ein Microsoft SQL Server. Das Front-end wurde mit WPF entwickelt.
Ergebnis
Durch die maßgeschneiderte Softwarelösung von kopf & byte konnte das Weinsberger Forum wichtige Unternehmensprozesse automatisieren. Die Verwaltung ist damit schneller, effizienter und noch weniger fehleranfällig als zuvor. Das macht den Weg frei für weiteres Wachstum.
Wir haben in den letzten Jahren unser Schulungsangebot deutlich erweitert. Dass wir dieses Wachstum operativ stemmen können, verdanken wir auch der Software von kopf & byte. Das Team um Stephan Engelhardt unterstützt uns mit sehr viel Engagement und Expertise.“
Thomas Baum, Geschäftsführer Weinsberger Forum
