Wie finde ich die passende Software-Agentur?

Beim Blick auf den Digitalisierungsindex des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz wird deutlich: Bei der Digitalisierung unternehmensinterner Prozesse hinkt die deutsche Wirtschaft noch hinterher. Gerade kleine und mittlere Unternehmen tun sich schwer.

Das ist keine Überraschung. Viele Geschäftsmodelle und Unternehmensprozesse gerade des deutschen Mittelstands sind individuell. Eine passende Lösung von der Stange gibt es nicht immer. Als Unternehmen benötigen Sie daher vielfach eine genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Software-Anwendungen, eine Individualsoftware.

Möglicherweise spielen Sie mit dem Gedanken, eine individuelle Software für Ihre Unternehmen zu entwickeln und suchen hierfür einen externen Entwicklungspartner. Wie aber finden Sie eine Software-Agentur, die zu Ihnen und Ihrem Projekt passt und Ihre Anforderungen professionell umsetzen kann?

In diesem Blogbeitrag besprechen wir, wie Sie die passende Software-Agentur für Ihr Unternehmen finden können.

Definieren Sie Ihre Anforderungen für Ihre Software-Agentur

Gute Vorbereitung ist wichtig. Bevor Sie auf die Suche nach der richtigen Software-Agentur gehen, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, was Ihre Anforderungen an die Software sind:

• Welche Prozesse sollen abgebildet werden und welche Funktionalitäten muss Ihre Software erfüllen?
• Welche Funktionalitäten wären Nice-to-Have, sind aber zumindest für die erste Version Ihrer Software kein Muss?
• Mit welchen Systemen muss die Software interagieren?
• Haben Sie Vorgaben bezüglich der verwendeten Technologie?
• Welche weiteren Anforderungen haben Sie (Datenschutz, Offline-Fähigkeit, Mehrsprachigkeit etc.)?

Halten Sie Ihre Anforderungen schriftlich fest. Bedenken Sie, dass Ihr Softwarepartner möglicherwiese wenig Branchenerfahrung hat und Fachbegriffe und unternehmensinternen Bezeichnungen nicht kennt. Ergänzen Sie Ihre Anforderungen daher optimalerweise um eine kleine Einführung, in der Sie relevanten Abläufe, Systeme und Rollen in Ihrem Unternehmen beschreiben.

Wenn Sie für Ihre Software ein festes Budget vorgesehen haben, sollten Sie Ihre Preisvorstellung transparent kommunizieren. Damit vermeiden Sie Missverständnisse und Ihre Software-Agentur kann Ihnen von Beginn an aufzeigen, welche Funktionalitäten mit dem gesetzten Kostenrahmen realistisch umsetzbar sind.

Mit den formulierten Anforderungen können Sie nun auf Software-Agenturen zugehen. Dabei sollten Sie bereits bei der ersten Selektion, spätestens aber in den ersten Gesprächen die nachfolgend beschriebenen Kriterien abfragen.

Fragen Sie nach Erfahrungen und Referenzen bei der Software Agentur

Suchen Sie nach einer Agentur, die über passende Referenzen verfügt. Einen ersten Überblick gibt dabei sicherlich die Website des Unternehmens.

Besonders relevant sind Referenzen von Kunden, die ähnliche Softwarelösungen entwickeln ließen. Wenn Sie beispielsweise ein Kundenportal entwickeln lassen möchten, fragen Sie konkret nach Referenzen zu Kundenportalen. Erfahrungen zu ähnlichen Softwarelösungen sind in aller Regel wertvoller als Branchenerfahrung.

Besonders hilfreich ist es, wenn Ihnen eine Agentur die Kontaktdaten eines zufriedenen Kunden zur Verfügung stellt. Nutzen Sie diese Chance und fragen Sie den Kontakt nach seinen oder ihren Erfahrungen mit der Software-Agentur.

Validieren Sie die fachlichen Kompetenzen und Fähigkeiten

Die Kompetenz und Fähigkeiten des Entwicklungsteams hat einen direkten Einfluss auf die Qualität und den Erfolg Ihres individuellen Softwareprojekts haben. Überprüfen Sie daher, ob das Entwicklungsteam der Agentur über das erforderliche technologische Know-how verfügt, um Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Fragen Sie nach, welche Programmiersprachen, Frameworks und Tools sie beherrschen. Gute Indikatoren für das technologische Know-how sind die Ausbildung und Berufserfahrung der leitenden Entwickler.

Fragen Sie auch nach der Erfahrung des Teams in der Entwicklung von komplexen Softwareprojekten. Komplexe Projekte erfordern ein hohes Maß an Fachwissen, Teamarbeit und Problemlösungsfähigkeiten.

Achten Sie darauf, dass das Entwicklungsteam sowohl erfahrene Senior-Entwickler als auch talentierte Junior-Entwickler umfasst. Ein „Lead Developer“ oder „Softwarearchitekt“ mit langjähriger Erfahrung kann wertvolle strategische Entscheidungen treffen und die Softwarearchitektur gestalten. Idealerweise wird das Team durch einen erfahrenen Projektmanager ergänzt.

Bietet die Agentur Kapazität und Flexibilität?

Es mag nach einer Selbstverständlichkeit klingen, aber gute Softwareentwickler sind gefragt und daher in der Regel stark ausgelastet. Fragen Sie daher unbedingt nach den verfügbaren Kapazitäten der Agentur bzw. mit welcher Zeitdauer Sie für die Entwicklung Ihrer Software rechnen dürfen.

Da Softwareprojekte in aller Regel sehr dynamisch verlaufen – etwa weil sich Anforderungen oder technische Rahmenbedingungen über Zeit ändern – sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Software-Agentur flexibel auf solche Veränderungen reagieren kann. Flexibilität zeigt sich in verschiedenen Aspekten:

1. a) Anpassung an Ihre Anforderungen: Eine gute Agentur wird bereit sein, Ihre spezifischen Anforderungen genau zu verstehen und sich darauf einzustellen. Sie sollten in der Lage sein, Ihr Projekt als maßgeschneiderte Lösung zu behandeln und nicht als One-Size-Fits-All-Ansatz. Dies erfordert eine gründliche Analyse Ihrer Geschäftsanforderungen und die Entwicklung einer Software, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
2. b) Skalierbarkeit: Überprüfen Sie, ob die Agentur in der Lage ist, Ihr Projekt je nach Bedarf zu skalieren. Das bedeutet, dass sie in der Lage sein sollten, sowohl kleinere Projekte als auch umfangreichere und komplexere Projekte erfolgreich zu bewältigen. Die Fähigkeit zur Skalierung ist wichtig, falls sich die Anforderungen im Laufe des Projekts ändern oder wenn Sie in der Zukunft zusätzliche Funktionen hinzufügen möchten.
3. c) Reaktionsschnelligkeit: Eine flexible Agentur sollte auch in der Lage sein, schnell auf Änderungen, Anpassungen oder Anfragen während des Entwicklungsprozesses zu reagieren. Eine effektive Kommunikation ist hierbei von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihre Bedürfnisse und Anforderungen rechtzeitig berücksichtigt werden.
4. d) Agile Entwicklungsmethoden: Fragen Sie nach den Entwicklungsmethoden, die die Agentur verwendet. Agile Entwicklungsmethoden, wie zum Beispiel Scrum oder Kanban, ermöglichen eine flexible und inkrementelle Herangehensweise an die Softwareentwicklung.

Wie läuft das Projektmanagement ab?

Ein gut strukturierter Projektmanagementprozess gewährleistet eine reibungslose und zielgerichtete Durchführung des Projekts. Bei der Auswahl einer Agentur sollten Sie auf folgende Aspekte des Projektmanagements achten:

1. a) Klare Kommunikation: Eine gute Agentur wird von Anfang an klare Kommunikationskanäle etablieren und sicherstellen, dass Sie als Kunde regelmäßig über den Fortschritt des Projekts informiert werden.
2. b) Definierte Ziele und Meilensteine: Das Projektmanagement sollte klare Ziele und Meilensteine für das Projekt festlegen. Diese Ziele sollten messbar und erreichbar sein, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und sicherzustellen, dass es im Zeitplan bleibt.
3. c) Ressourcen- und Zeitplanung: Die Agentur sollte in der Lage sein, Ressourcen effizient zu planen und einen realistischen Zeitplan für das Projekt zu erstellen.
4. d) Kundenbeteiligung: Ein guter Projektmanagementprozess beinhaltet auch die Beteiligung des Kunden. Die Agentur sollte Ihre Anforderungen und Feedback aktiv einbeziehen und Sie in wichtige Entscheidungen einbeziehen.
5. e) Qualitätssicherung: Ein effektives Projektmanagement sollte auch die Qualitätssicherung umfassen, um sicherzustellen, dass die entwickelte Software den höchsten Standards entspricht und fehlerfrei funktioniert.

Stellen Sie Fragen und hören Sie auf Ihr Bauchgefühl

Die gemeinsame Entwicklung einer Software – Ihrer Software – ist ein komplexes Projekt. Sie werden eng mit der Softwareagentur zusammenarbeiten müssen und es kann Momente geben, an denen Sie unter dem Zeitdruck des nächsten Releases gemeinsam technische und fachliche Entscheidungen treffen müssen. In diesen Momenten brauchen Sie einen Partner, auf den Sie sich verlassen können, dem Sie vertrauen und mit dem Sie gerne zusammenarbeiten.

Achten Sie daher unbedingt auch auf Ihr Bauchgefühl. Wenn Sie mit einer Software-Agentur ernsthafte Gespräche über eine Zusammenarbeit geführt haben, werden Sie die für Ihr Projekte verantwortlichen Entwickler und Projektleiter (hoffentlich) bereits kennengelernt haben. Stellen Sie sich die Frage: Will ich mit diesen Personen langfristig zusammenarbeiten?

Ein wichtiger Indikator für die gute Zusammenarbeit ist, dass Ihr Software-Partner mit Ihnen auf Augenhöhe kommuniziert. Es ist Ihre Software und Sie müssen daher verstehen, was und wie die Software-Agentur für Sie entwickelt. Stellen Sie daher unbedingt Ihre Fragen: Welche Technologie wird eingesetzt? Warum? Was sind die Vor- und Nachteile? Welche Funktionalitäten sind nicht Teil des Angebots? Eine gute Software-Agentur wird transparent, verständlich und auf Augenhöhe mit Ihnen kommunizieren.

Entscheiden Sie sich für das wirtschaftlichste Angebot und achten Sie auf das Kleingedruckte

Erst nachdem Sie alle inhaltlichen Punkte überprüft und einen guten Fit Ihrer Wunsch-Agentur (oder mehreren potenziellen Partnern) zu Ihnen und Ihrem Projekt festgestellt haben, sollten Sie das wirtschaftlichste Angebot wählen.

Warum erst so spät im Prozess? Softwareprojekte sind komplex und in aller Regel werden Sie mit der Agentur einen Dienstvertrag schließen. Das heißt, Sie bezahlen einen festgelegten Stunden- oder Tagessatz für die Entwicklung Ihrer Software. Das bedeutet im Zweifelsfall auch, dass die Aufwands- und Kostenschätzung der Agentur nur indikativ ist. Liegen die Kostenschätzungen verschiedener Agenturen auseinander, muss dies nicht zwingend bedeuten, dass ein Entwicklungsteam weniger effizient arbeitet als das andere – möglicherweise haben die Agenturen ein unterschiedliches Verständnis vom geforderten Funktionsumfang oder der Qualität, in der die Software umgesetzt werden soll. Thematisieren Sie mögliche Abweichungen daher offen gegenüber Ihrer Wunsch-Agentur.

Beim Vergleich von Stunden- oder Tagessätzen sollten Sie darauf achten, die Kosten für Teams gleicher Seniorität zu vergleichen. Ein Team aus überwiegend Junior-Entwicklern wird günstiger sein als ein senior besetztes Team. Diese vermeintliche Kostenersparnis könnte sich aber als Illusion erweisen: Erfahrene Entwickler setzen Software oft nicht nur schneller, sondern auch in höherer Qualität um als Junior-Entwickler. Auf der anderen Seite gibt es in einem Softwareprojekt immer eine Menge Arbeit, die sehr gut von Junior-Entwicklern erledigt werden kann. Informieren Sie sich daher über die Teamzusammensetzung und deren Stundensätze bzw. den Mischsatz und vergleichen Sie Angebote basierend darauf.

Unbedingt beachten sollten Sie auch das Kleingedruckte im Angebot. Fallen neben den Stundensätzen noch Pauschalen für Projektmanagement, Kundenworkshops oder das Aufsetzen des Projekts an – oder werden diese Aufwände zeitgenau abgerechnet?

Ein wichtiger Fallstrick ist auch die Klärung der Rechte an der entwickelten Software. Haben Sie ein einfaches Nutzungsrecht oder ein exklusives Nutzungsrecht an der Software? Dürfen Sie die Software auch von Ihren Tochterunternehmen genutzt werden? Oder gehen die Rechte an der Software gänzlich auf Sie über? Dies sollten Sie beim Vergleich von Angeboten unbedingt beachten.